的报告有感而发的，要善于发掘他话里的意思，做出判断是应该将刚说的事进一步详述还是就此打住，继续说另外的事。
如果你没有得到他的任何评论，那么可能就是他对你刚说的不感兴趣，那么你就可以立刻进入下一个议题，这样就比较快地缩短了你的内容。
但是作报告不能总是停顿，这样会打断你作报告的节奏，而且，你的上司也可能会听得不耐烦，这就需要你的报告中要有简短且有深意的语句，可以吸引上司的注意，使他忍不住问你，他一旦问你就是给了你一个信息，他比较感兴趣，你应该接着说。这样重点的内容就可以详细地报告给你的上司了。
做报告的时候，要会利用肢体语言，无论是你传达给你的上司，还是你从你的上司那里观察到的，都对你们之间的互动有推波助澜的作用。你的富有意义的肢体语言会引起上司的好奇，马上跟进你的报告问个究竟，这样你就可以避繁就简，详细报告你的上司比较感兴趣的事情，而将那些他没兴趣也不重要的事情一句带过，从而既缩短了你的报告又突出了重点，真可谓一石二鸟！
另一方面，你通过对上司的肢体语言或脸上的表情进行观察，也能发现他对什么比较关心对什么不关心，因而也能够有利于缩短你的报告，从而以短小见长，以精悍取胜，给你的上司留下好的印象。
所以，面对上司做工作报告时，要想办法引起他的兴趣和注意，使他能够很好地配合你的报告做出回应，让你知道哪里需要改进，哪里还不够详细，这样你就可以有的放矢，所讲的都是你的上司关注的问题，不至于你说你的，他想他的，最后是他什么也没听进去，自然对你就不会有什么好的印象了。因此，在作报告时一定要重视与上司的互动，在互动中完善你的工作计划，充实你的下属形象。
让邮件最短、最容易阅读
邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。
“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：一是把每一封电子邮件的内容限制在大约8～12句的范围内，二是超过20个字就应换行，三是如果超过3行必须空行。
随着计算机的普及，21世纪最流行的词语就是网络。网络给所有的人提供了一个信息交流的广阔平台，它的适时性、方便性、快捷性备受商家的青睐。现在，所有明智的公司高层都给自己的公司配备了网络，实行网络化办公。作为一名员工，主要接触到的就是电子邮件。
网络化、无纸化办公蓬勃兴起，电子邮件的应用也越来越普及。电子邮件给人们带来的方便与快捷是显而易见的。且不说电子邮件给身处不同国度、不同地区的通信双方带来比普通信件更加快捷及时的好处，就是在同一栋办公楼、不同办公室，甚至在同一个办公室、不同的人之间也广泛地使用。
这是因为，电子邮件比起面谈、电话交谈的最大好处是其具有群发、快捷、及时的功能。比如说一个公司的部门经理要通知他部门的员工某件事情，他可以通过发电子邮件，而不需要给每个人都打一次电话，而且在你打电话时需要适时地联系上对方，电子邮件不受这一点的约束，只要保证对方及时地看到邮件即可。
第5章 制作简单的报告（7）
正因为电子邮件具有这些优点，电子邮件才被广泛地使用。但是在享受着电子邮件给我们带来方便的同时，我们也容易走入误区。
一是我们可能过分依赖电子邮件，希望所有的信息都通过它来传递使得邮件繁琐冗长。
二是我们可能对邮件形式过分的追求使得它重点不突出，甚至本末倒置。因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件，是信息交流的一种载体，是我们用来彼此沟通交流的工具。
作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件，它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。你给亲朋好友的邮件可以不在乎长短，不在乎内容是否有条理，不在乎他们是否真的能够了解你的心情，但是，你给上司的电子邮件却不能什么都不管，想到什么说什么，没有主次、长篇大论，这样恐怕你的上司总有一天会将你的电子邮箱设为拒绝接受邮箱的。
由于你与上司间的交流是纯粹工作上的，那么就应该做到短小精悍、重点突出，使你的上司一看就明白，这才是你发给上司的合适的电子邮件。
如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件，那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。一封电子邮件要能够引起上司的兴趣、博得他的好感，就必须做到简单明了，使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。
怎样做到简短呢？是不是越短越容易阅读呢？简短当然是在说清事情真相的基础上的，当然不能一味地求短，而使一封信完全没有了内容。
你给上司的电子邮件首先应该是你的工作计划、工作汇报方面的事情，而不应该有其它的内容，比如说你们同事之间怎么啦，你们到哪里去玩了呀等等，这些都不应该出现在你给上司的工作汇报上。
其次，你的报告应该注意要表达清自己的意图，将你认为最重要的事情或者你希望上司能马上解决的事，你的上司可能会很关注的事情详细地说清楚。而那些平常事就尽量地不要提了，因为没有必要，而且你的上司从别人那儿看到后再看你的报告上也有，他肯定会产生反感的。
你给上司的电子邮件除了要掌握好长短主次外，还要注意措辞，要尽量避免用一些生词，并且绝对不能用一些带有轻蔑、表功的词语，因为自己夸自己的人是最容易让人反感的。
你的上司每天接触到的拍马屁的人肯定不少，听得多了也会产生疲劳、厌烦，所以要少用这类词语，要牢记精简短小、重点突出这一点，决不能让那些空洞的话占据了你的整个报告，那样，你的上司会觉得你是一个没有什么才干的人，因而你的工作成绩不会得到肯定，你的计划也会被卡掉。
如果你的电子邮件短小精悍，让人一看就能知道你写的是什么，既省时又省力，那么你的上司就会认为你不仅是一个能做事的下属，而且会认为你是一个干练、办事高速的人，是一个可以重用的人，这对于你的事业前途无疑是很重要的。
你给上司的电子邮件是你与上司沟通的渠道，要让它畅通就要靠你自己了，只有做到抓住上司的口味，将报告写得深入浅出、条条是道，才能使你的上司能够经常抽时间看你的邮件，否则，你的上司会关闭这条渠道，那么你就很难让你的上司及时、准确地了解你了。你的电子邮件就是你的面子，电子邮件写得不好会直接引起你的上司对你的不好印象，长此以往，你在公司就没有发展的机会了。。 最好的txt下载网
第5章 制作简单的报告（8）
一个边远省份的官员给他们的国王写了一封洋洋洒洒的长信，表示仰慕之情。国王回了信，感谢他的深情厚意。从那以后，每隔10来天，此人就给国王写封信，而且都是些无关紧要的问候之类的话。国王的回信却越来越短，终于有一天，国王再也忍耐不住，回了一封仅一行字的信：“阁下，我已经死了。”不料几天后，回信又到，信封上写着：“谨呈在九泉之下的、伟大的国王先生。”国王赶忙回信：“望眼欲穿，请您快来。”
这则故事实在是令人发笑。其实，现实中也有很多这样的例子，有的下属不明白上司的心理，以为频繁的问候、汇报会得到上司的肯定、欣赏，却不知你的上司是越看越反感，越看越有气，以至于要想尽一切办法来逃避你。
“最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。”这是在詹森进行“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时间，更能吸引收件人的注意，提高响应的几率，否则你的电子邮件就会成为对方90％的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。
该怎么做呢？信件的文字必须限制在3×5英的空间范围内，大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字？因为对于接收讯息的人来说，这样的空间可以让他们在2～3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。
缩短演示文稿与报告的时间
PowerPoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断地在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容？
一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确地传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：
——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？
——听众会有什么样的感受？
——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。演示文稿的过程不应只有你一个人在说话，提出问题可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的演示文稿内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。
举例来说，在解释产品策略时，不要滔滔不绝的解释策略的第一点、第二点、第三点……，而是提出问题：我们的产品对你们有什么好处？可以为你的部门带来哪些改变？
每一次的演示文稿都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外，一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正地去思考你所说的内容。过多的信息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的演示。 电子书 分享网站
第5章 制作简单的报告（9）
不要小题大做
为什么你的上司会反感你事无巨细的汇报呢？其实很简单，首先还是要从计算机说起，虽然现在电脑是广泛用于办公，但是它毕竟是一台机器，没有什么人愿意一天到晚或者是一连好几个小时对着电脑看一些枯燥的文字，更何况是一个高高在上的领导。
其次，在现在这种信息高速发展的情况下，时间实在是太宝贵了，你花几十元钱完成的一封邮件，你的上司要认真地读完它恐怕要浪费好几万元钱，这笔账相信任何人都是算得来的，所以，从你上司的角度出发，你就很容易理解为什么要将电子邮件尽量地写短、写得重点突出，让你的上司几秒钟就能理解你的意图，明白你的工作情况了。如果你不能做到简短，而是小题大做，那么就会产生不好的后果。
有一次德国诗人海涅收到一位友人的来信，拆开信封，里面是厚厚的一捆白纸，一张一张紧紧包着，他拆开一张又一张，总算看到最里面的一张很小的信纸，上面郑重其事地写着一句话：“亲爱的海涅，最近我身体很好，胃口大开，请君勿念。你的朋友露易。”
过了几个月，这个叫露易的朋友收到了海涅寄来的一个很大很沉的包裹。他不得不请人把它抬进屋里，打开一看，竟是一块大石头，上附着一张卡片，写着：“亲爱的露易：得知你身体很好，我心上的石头终于掉了下来。今天特地寄上，望留作纪念。”
这肯定会成为露易一生中最难忘的一封信。他给海涅的信，有些“小题大做”，而海涅的回信却也生动形象，他以大石头比喻对朋友的担忧，以“石头落地”表示收信后的放心和轻松。
海涅利用“大石头”巧妙地提醒了露易，朋友之间的交往应该是简单的。是啊，连朋友之间都要做到简单明了，更何况你与上司的通信呢？如果你不能体会上司的难处，一封又一封的给你的上司寄发邮件，让他常常坐在电脑旁看一些摸不清头脑的文字，那么他肯定也会让你在“板凳”上坐一辈子的。
有效过滤你的邮件
电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界；也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该做的是知道何时关闭你的虚拟沟通之门。有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上。
贾德纳市场研究公司（Gartner Research）认为，现代人无可避免的陷入了所谓的“无所不在的连结”（pervasive connectivity）的迷思，你让所有人在任何时间都可以接触到你。不仅是电子邮件，包括手机、实时简讯等等。
这些科技让我们可以实时地沟通，我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。
垃圾邮件的泛滥或许是原因之一，但更重要的是，我们不知道如何利用客观的标准快速有效地过滤以及编辑大量的信息，花费太多时间在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。
正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。
第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。
前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件：
——是否与你现在的工作内容有关
——是否有提到你必须完成哪些事
——是否有说明应达成什么样的目标
——是否有列出可使用的资源
如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功地删除90％的无用信件。
采用简单报告的技巧
1．把几张纸的事情变成一张纸来说，把一张纸的事情变成几行字来说。
2．报告的内容切忌繁杂冗长，没有重点地乱说一气。
3．先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。
4．开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内你必须完成的工作，否则就可以直