简单管理行动手册- 第3部分

第2章　制订简单的计划（3）
西班牙的智慧大师巴尔塔沙？葛拉西安曾告诫我们：做任何事情都不要太匆忙，不要让工作追着跑，忙乱中容易出差错；也不要太轻率大意，不要急于表态或发表意见。
　　不管从事什么工作，事先的调查和分析都会有助于你找到实现目标的最佳方案，好的钟表行走十分规律，不快也不慢。凡事预则立，不预则废，有些事情不可不问清楚，不弄明白。一个人只有知道如何主动地安排工作，而不是被动地适应工作，才能高效率地办事。正如一位成功的职场人士所说：“你应该在每天的早上制订一下当天的工作计划，仅仅5分钟的思考就能使你摆脱工作的追赶，把工作变得非常有效率。”
　　举一个营销工作中的实例：新品上市初期，开拓市场，寻找经销商是一件非常重要的工作，但面对一个陌生的城市和市场，你会怎么办呢？你是下车后匆忙急于四处走街串巷，把自己淹没在各种混乱的工作中，还是通过调查后，制定拜访计划及合理路线？
　　每个城市都有几百个经销商，不可能每个客户都去拜访。经验丰富的营销人员会挑选客户中20％有意向、有网络及实力的经销商进行重点拜访，用80％的时间沟通20％的重点客户。同时，为了不放弃那些潜在经销商，对经营相关产品的小经销商只需要简单地散发新品招商资料就可以了。
　　有智慧的人做事决不匆忙，也不拖沓，不莽撞，也不踌躇。他们做事总是有条不紊，不慌不忙，没有积压，决不拖延。做工作的主人，而不是奴仆。他们不是一有想法就马上去做，等发现偏差再去调整，而是一开始就把所有事情都想好、理清。
　　因为没有时间而赶着把事情做完的人，通常事后要花更多的时间把第一次没做好的事情做好。如果真的没有时间把每件事都做好、做完，那就把最重要的事做完。
　　有些人认为做事不匆忙是一件很容易的事情，只需要每一次做事时注意一下就行，其实一个人做事不慌不忙是一种习惯，你会发现一个做事匆忙的人做所有的事情都是冒冒失失，他们是凭着自己的直觉在做事。要想改变做事匆忙的缺点，首先就是要在做每一件事情时制定计划和目标，而且形成习惯。
　　制订一分钟目标
　　
　　人们应该制订计划，不要行事匆忙，但如果你的计划是长篇大论的长期计划，那已经违背简单管理的初衷了。长期计划只是一种一厢情愿的思维，除非把竞争者的长期计划也列入考虑范围，否则，你的长期策略一无是处；除非你有预测未来的能力，否则，你的长期策略形同废纸。
　　《华尔街日报》有一篇关于威而猛食品（Waremont　Food）CEO比尔？隆的报道。这家公司在太平洋西南部设有25家杂货店，自从比尔？隆1985年接管威而猛以来，它的净收入增长了1500％，达到亿美元。如果你对他的下一个五年计划感兴趣，你最好要有准备接受充满火药味的长篇大论。
　　“我他妈怎么会知道？”他对着《华尔街日报》的记者吼道，“告诉我在五年内我的消费者会变成什么样子！还有我的竞争对手、我的资本、我的供应商！”当问到可不可以看看他的策略计划的时候，他的反应如出一辙。“跟我谈写出来的策略简直荒谬！”他说，“我们需要的不是策略，而是即时决策。”
　　在畅销书《一分钟经理人》中，肯？布兰佳非常提倡一分钟目标的做法，而不是长篇大论的长期计划，他在书中曾经提到这么一种情况：书　包　网　txt小说上传分享

第2章　制订简单的计划（4）
在大多数组织中，如果你向老板询问某个雇员在做什么，再去问问雇员本人，往往会得到截然不同的回答。实际上，在我以前工作过的一些组织里，我和我的上司对我的工作任务有着完全不同的理解，即使我们的看法偶尔一致，也仅仅是巧合而已。这样一来，我就会因为没有做某些事而陷入麻烦，而事实上，我从没想到这些事也是我该做的。
　　对于这种情况，最好的办法就是把每一个目标在一张纸上写下来。一分钟经理人认为，一个目标连同其实现标准不应该超过250字。他坚信，任何人都应该能在一分钟之内把这个目标读一遍。写好目标描述之后，领导和下属每人一份，这样一切任务就很清楚了，领导也可以根据这些目标描述来定期检查工作进度。
　　一分钟目标，是让管理者化复杂为简单的最有效方法，一个不超过250字的目标绝对不会让你陷入文山会海中，也决不会让你在各种犹豫与选择中浪费时间。对于如何设定一分钟目标，那就更简单了，你只要注意以下几点就行了：
　　1．就你的目标达成一致意见。
　　2．明确好的工作表现是怎样的。
　　3．用不超过250字描述你的每个目标，并且写在一张纸上。
　　4。反复读你的目标，每次用大约一分钟的时间。
　　5．每天不时地用一分钟时间审视自己的表现。
　　6．看看自己的行为是否与目标一致。
　　只有一只手表
　　
　　尼采说：“兄弟，如果你是幸运的，你只需有一个目标而不要贪多。”试想，如果你让一个人接住你抛出去的一个球很容易，但你若要他同时接住你抛出的7个球，恐怕就不那么容易了。
　　管理界的重要定律“手表定律”说，只有一只手表，可以知道是几点，拥有两只或两只以上的手表，却无法确定是几点。两只手表并不能告诉一个人更准确的时间，反而会让看表的人失去对准确时间的信心。
　　“手表定律”给我们一种非常直观的启发：一个人没必要确定两个或两个以上的目标，否则他的生活将陷于矛盾中，这也是让一个人保持简单计划的最重要的方法。
　　两个或两个以上的目标并不能告诉你应该怎么去做，只会让你无所适从，身心交瘁。世界著名的“旅馆大王”希尔顿将他的成功完全归功于一个目标的魔力，下面就是他的故事：
　　经济萧条打击了希尔顿。自1929年股票大崩盘后，没有人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20年代中收购的那些旅馆。到了1931年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6个厨房、200名厨师、500位服务生、2000间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。
　　希尔顿事后形容1931年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。
　　在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后，1949年10月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形，让他有一个可以全力以赴的目标。那张照片就像是一张提示卡，如同海伦格利？布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向目标迈进。

第2章　制订简单的计划（5）
在很多企业中，一些高层经理们的个人计划，计划中的目标数不胜数。查尔斯？埃姆斯曾任职于雷兰斯公司，他谈起该公司那些复杂而又无能的系统时说：“我们有各种计划制度，从各种长期系统一直到各种短期系统，但是我们还是无法确定下个月卖些什么。”
　　“我取消了五年的计划制度，转为一年的计划制度，然后再转为一个季度的制度。最后，我们决定采用30天的计划制度，并维持了一年左右。直到那时，我们才懂得了如何去确定目标并达到它。但最终，我们又设立了一套长期制度，尽管其比例没有我们最初的那样规模庞大。”
　　与埃姆斯的经历相反，埃默森电气、达纳、德州仪器等公司致力于培养对一两个近期目标的快速反应。
　　例如，《纽约时报》对埃默森电气公司进行了如下报道：“该公司的部门经理和他们的高级助理每个月都要在总部接受副总裁仔细严格的考查，他们把重点放在当前，而非未来。其中主要涉及到三个项目，即存货、利润和销售，这些项目构成了对经理们严峻的考验。这些经理们被告知，他们的责任就是每个月要达到既定利润，进而是达到每个季度的既定利润，最终是胜利完成整个年度的既定利润。”
　　实际上，任何制度都可以简化。德州仪器公司的口号是：“写出两个以上的目标就等于没目标！”
　　德州仪器是个已经走上正轨的公司，前任总裁哈格蒂曾花了10年的时间制定目标、战略以及制度，他的重点即在取消僵化的沟通模式，以培养所有员工的责任心。
　　德州仪器公司只认定一个事实：“我们曾身临其境，并已克服种种困难。以前每个经理本来都有一组目标，然而经过我们不断地削减后，现在每位产品－顾客中心（Product－Customer　Center）的经理都只有一个目标。因而你绝对可以期望他们实现那个目标。”
　　“两个以上的目标等于没有目标”的说法正是德州仪器公司最好的战略，他们在经营上的成功就是这个战略最好的注解。
　　时刻记得终极目标
　　
　　很久以前，有一位修道者准备到无人居住的山中去隐居修行，但他只带了一块布当衣服，就一个人到山中去居住了。
　　后来他想到该洗衣服时，就需要另外一块布来替换，于是他到山下的村庄中，向村民乞讨一块布当衣服，村民看它是虔诚的修道者，就给了他一块布，当作换洗衣服。
　　当这位修道者回到山中后，发觉在他居住的茅屋里有一只老鼠，常常咬他的物品，但他作为修道者不可杀生，又只好要一只猫来养。由于山上没有其他食物，他又向村民要了一只乳牛，这样猫就可以靠牛奶为生了。
　　但是，在山中居住了一段时间后，他发觉每天都要花很多时间来照顾母牛，于是他又从村中找到一个可怜的流浪汉。
　　这个故事继续演变下去，你可能也猜到了，到了后来，也许是半年以后，整个村庄都搬到山上去了。修道者的单身隐居生活已经无从谈起了。
　　有些人可能一开始知道自己的目的地在哪里，也知道自己现在在哪里。但一旦开始自己的工作，往往容易把注意力集中到其他事情上，忘了自己的最终目的。在工作中，很多人本来是向同事请教问题，结果却聊起了家常；有些会议的参加者本来是讨论问题，却在无关的问题上辩论的面红耳赤。这样既浪费了时间，问题也没有得到解决。

第2章　制订简单的计划（6）
不管做任何事情，我们都应该时刻记得自己的终极目标。如果你时刻清楚自己的终极目标，就会锻炼出与众不同的眼界，它让你把眼界不再局限在某一个具体事情上，多一些理性的严谨，少一些感情的投入，事事归于简单。它会让你逐渐形成一种良好的工作方法，养成一种理性的判断规则和工作习惯。
　　如果你能做到这一点，那么你一直在朝着自己的目标前进，你迈出的每一步方向都是正确的，不管哪一天干哪一件事都不会违背你为之确定的最重要的标准，你做的每一件事都会为最终目标作出有意义的贡献。
　　成功人士不但一开始就怀有终极目标，而且他们时刻记得自己的终极目标。他们的目标都非常具体，他们不订“进度表”，而是列“工作表”，比较大或长期的工作会拆散开来，分成几个小事项。他们经常用长跑中的“分段法”，把很长的距离分成几个小段，每一段都有一个标志性的事物，它可以是一份报告的问世，也可以是设计图的完成，哪怕仅仅是为后花园增添了一种花，也是在成功路上留下了脚印。
　　对于大部分员工来说，制定计划的周期可定为一个月，但应将工作计划分解为周计划与日计划。每个工作日结束的前半个小时，先盘点一下当天计划的完成情况，并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。
　　写下第二天的工作
　　
　　确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议，因为：记下所有的工作后，你可以睡得安稳一些，你的心态可以更简单一些。否则的话，可能整晚你的脑子里都想着：“别忘了！别忘了！别忘了！”
　　记下工作后，你的脑子才有时间去解决问题，而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题，你就会发现它的作用相当惊人。人脑就像是平行的处理器，幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来，脑子就会将这些东西转移至幕后，然后在“不知不觉”中开始解决问题。记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来，大概也不值得做。
　　别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是用胶水粘在冰箱上的字条。如用你的备忘字条七零八落，反而制造了很多遗忘事情的漏洞。
　　确定自己可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度。这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记：别让它们变成主要的方法，否则你就犯了大错了。
　　如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存好一份备份，以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。
　　拿破仑？希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心，“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常，福布斯的纸上大约有20件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他说：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”　电子书　分享网站

第2章　制订简单的计划（7）
这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。
　　在工商企业或社会中，没有多少特质比“可靠”更重要了（必须承认，少数人已经成功地误导别人，使他们相信自己是没有组织的人，所以可以“随便”忘记他们不想做的事）。经理人喜欢指派工作，以便他们能专心去做其他的事情；策划会议或社交活动的人，都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。
　　你的计划表范围应该要广泛，但绝不能是百科全书，否则你很可能会力不从心。玛丽凯曾在创办玛丽凯化妆品公司初期听到一则有关查尔斯施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。
　　一名企管顾问艾维？李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；