"A4纸"工作法- 第6部分

　　〃说到〃美容、减肥〃与〃方便〃的联系，应该是即使是在跑步的时候，也可以带在身上，销售地点不在药店，而是便利店的清凉饮料。〃　　　

　　那么，如果要找出融合了每个特性元素的联系（功能），〃对了！装在外形洒脱的迷你瓶子里的水果味无卡路里饮料也许不错。而说到美容的话，就要提到胶原蛋白和玻尿酸了。加入了这种成分的话，也许会非常受欢迎〃。我想你一定能得出以上结论。　　　

　　我不知道运用这种方法想出的加入胶原蛋白等成分的饮料是否诞生了，但相比临时去想，像这样将内容填写到表单中去，能够轻松地在短时间内发现相应特性的联系（功能），而且能够获得开发商品的重要线索。　　　

　　因此，在遇到类似情况的时候，你也一定要试着运用这个〃三角图表〃。熟悉了之后，你还可以将特性增加到四~五个，这样或许能够进一步拓宽创意的思路。　　　

　　将创意具体化的三角图表　　　

　　题目　面向年轻女性的新产品　　　

　　特性1　　　

　　饮料　　　

　　特性2　特性3　　　

　　美容、减肥　方便　　　　　　　　　

◇欢◇迎◇访◇问◇BOOK。◇　　

第32节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（1）　　　　　　　　　

　　第4章　　　

　　用一张A4纸掌握写作能力、　　　

　　说话能力、　　　

　　学习方法　　　

　　写作能力、说话能力&学习能力　　　

　　出差报告表单　　　

　　提案策划表　　　

　　演讲表单　　　

　　故事化表单　　　

　　谈判能力表单　　　

　　提高英语能力表单　　　

　　循环学习表　　　

　　三分法阅读表单　　　

　　出差报告表单　　　

　　将出差报告总结到一张A4纸上　　　

　　我来讲一个不应该发生的真实故事。　　　

　　那已经是十多年前的事情了，当时，在某园艺施工公司的小S陪前辈小N去鹿儿岛出差。为了建一个新高尔夫球场的项目，他们要与当地的设计事务所洽谈业务。　　　

　　与设计事务所洽谈业务的事情很顺利地结束了。第二天，他们返回东京总公司，迅速向上司提交了出差报告，我没有拿到报告的具体内容。但是，与设计事务所洽谈业务之外的事情，例如，如下事情，他都〃非常详细〃地记录下来了。　　　

　　〃某月某日（星期三）　　　

　　下午六点结束业务洽谈后，从晚上七点到九点，与N主任一起在市内的酒馆喝酒。我们两人点了三瓶啤酒、四杯芋烧、两杯特产酒、炸黑猪肉、炸鱼肉、飞鱼、甜虾和鲣鱼生鱼片、韭菜肉炒鸡蛋、烤饭团……。金额共计10800日圆。　　　

　　晚上九点到十一点，在市内的卡拉OK唱歌。我们两人点了四杯加水威士忌、鱿鱼干、烤乌冬、酱油黄瓜。金额共计6600日圆。〃　　　

　　我们不难想到上司看到这份报告，会有什么样的反应。　　　

　　不过，即使没人会将如此愚蠢的出差报告提交给上司，我们也不能轻视S的这个举动。因为常有人将与主要内容、目的无关的事情写进报告里，结果写出了一个像旅行笔记一样的报告，如〃为了去某某地，几点几点，我乘坐某某航班离开了羽田〃。出差刚归来便写报告的话，会更加疲惫，觉得写报告是多余而麻烦的事情。这个时候，脑子也会变得迟钝。因此，不知不觉就写出了一份内容敷衍了事的报告。　　　　　　　　　

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第33节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（2）　　　　　　　　　

　　因此，我推荐大家事先将报告格式准备好，然后将报告简单总结到一张A4纸上。这就是〃出差报告表单〃。　　　

　　写出差报告的要点有三。一是明确出差的目的。总之，要让上司在看这份报告的时候，能够瞬间了解〃那个家伙去了哪里，做了什么〃。　　　

　　二是根据出差的目的，简要记录出差的成果、意义。例如，如附表所示，假设某人以〃调查纽约的最新营业情况，以作为公司制定战略计划的参考〃为目的，拜访了四个公司。调查结果一栏则要简短地记录上〃拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20％〃、〃拜访B公司并参观了店铺，发现这里多是年轻人〃，详细内容则以〃参见附页报告〃的形式，日后（疲劳得到缓解，头脑反应灵活的时候再写）再提交上去。　　　

　　另外一个要点便是与事实报告分开，记录下自己的感想。这是因为，如果能将在出差地点取得的成果、感想简要总结出来，上司看了这份报告，也会认为〃这个家伙是有收获的。他是带着相应的问题意识回来的〃，从而对你做出一个加分的评价。　　　

　　最后一点是要事先指出重要的地方，以及事先将能填的空填好。这样一来，要做的事不但条理清楚，还不会有遗漏。如果能事先在事项栏等地方记录上〃拜访A公司的目的是确认其销售额与上一年相比的增长幅度〃、〃拜访B公司的店铺是为了确认其服务对象的年龄层〃，只要稍微修改一下，填上数字就可以了，因此，也能让写报告变得轻松一些。报告起着计划书的作用，所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢错误。　　　

　　出差报告表单　　　

　　题目　纽约最新营业情况调查　　　

　　拟制日2007年5月29日　　　

　　纽约出差报告　　　

　　目的　调查优越的最新营业情况，以作为公司指定战略计划的参考。　　　

　　时间　2007年5月29日~6月1日　　　

　　报告人　服务企划部　大林　　　

　　同行人　服务企划部　中山科长、大林　　　

　　日期　事　项　　　

　　5月29日　拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20％。（参见详细报告1）　　　

　　5月30日　拜访B公司店铺，经确认，那里多是年轻人。（参见详细报告2）　　　　　　　　　

◇欢◇迎◇访◇问◇BOOK。◇　　

第34节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（3）　　　　　　　　　

　　5月31日　拜访C公司，确认了低价战略的有效性。　　　

　　（参见详细报告3）　　　

　　6月1日　拜访D公司，由于与相似联营组织的竞争很激烈，与去年相比，销售额增长了2％，增长缓慢。（参见详细报告4）　　　

　　感想　　　

　　　看了纽约的现状，我发现，即使是成功的典范，也会因相似联营组织而落后。所以我认为，我公司要在类似联营组织出现之前，在短时间内占领整个日本的市场份额。　　　

　　提案策划表单　　　

　　提案的开场白只需一张A4纸　　　

　　〃我想建议客户导入新的服务。〃　　　

　　〃我想向上级领导提交新产品策划方面的提案。〃　　　

　　在这种时候，提案书是不可或缺的。但是，大家似乎都格外发憷写提案书，即使煞费苦心地写出来了，也会在逻辑上有多余或遗漏的地方，或者有些无法形容的莫名其妙内容。这样反而会起到相反的效果。甚至连有条理的内容也变得没有条理了。　　　

　　这时候，我建议大家事先写一个提纲。我将这个提纲命名为一张A4纸的〃提案策划表〃。　　　

　　首先，我们先将提案的整体结构分为〃概论〃、〃分论〃、〃结论〃三部分，并保证一张纸上仅填写一个信息。例如，〃我希望将A这种美国产品在日本销售〃，这个时候，我们只要像〃各年龄层对类似产品的需求量〃、〃男性、女性对类似产品的需求量〃这样将其区分开，就能使读者瞬间理解内容了。　　　

　　首先是概论，利用概论〃抓住〃客户是最重要的。在概论处便开始进行冗长的说明的话，就有些扫兴了。因此，虽说是〃概论〃，也要在一定程度上提出与〃结论〃类似的东西，让人看了觉得：〃哦！〃　　　

　　接下来，将分论的结构分成三部分左右，在分论1处指出，游泳训练班的人气在逐年提高。为了强调这一点，我们要一边穿插图表，一边将〃从年龄层角度分别观察的话，不光是孩子和年轻人，近年来，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增加〃、〃如果进一步从男性女性角度分别观察的话，中老年男性加入进来的人数正在激增〃等情况说出来。在分论2处指出，有的人会在出入健身房的时候，去那里配备的泳池游泳，也有人只单纯地出入游泳训练班。在分论3处明确写出〃如果将其推荐给健身房，这个程度的单价和客流量是值得期待的〃、〃如果推荐给游泳训练班，这个程度的单价和客流量是值得期待的〃等计划。　　　　　　　　　

◇欢◇迎访◇问◇。◇　　

第35节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（4）　　　　　　　　　

　　然后，在结论处，明确表达出〃今后，中老年参与人数有进一步增加的趋势，所以我们应该讨论一下计划的可行性，并今早开始推进这个项目〃的想法，这样便能使提案书具备〃漂亮的起程转结〃。　　　

　　这样一来，提案书的流程……结构便堪称完美了。　　　

　　但是，现在高兴为时尚早。实际的提案书满是密密麻麻的排版字，无论其结构多么完美，读者都会生厌。　　　

　　因此，在必须说明或解释逻辑关系、数据的时候，不管是概论、分论，还是结论，都要以图解、图表、图片等为主，尽量少写文章。这与右脑的作用有关，因为与用文章形式冗长地进行说明相比，人类看生动的东西更容易了解其概要。　　　

　　从这个观点来说的话，如果你想告诉大家〃人们重新认识到了游泳对于预防、缓解代谢综合症有效〃，与其通过冗长的叙述进行解说，不如放一张〃大肚子老头的图片〃，这样会更有效。　　　

　　而且，如果是用PowerPoint等写提案的话，我们可以在各页上的排版字上也找找窍门，使用HGP创英角字体、或是MS字体，尽量少用明朝体。文章投影到幻灯上的时候，明朝体显得很细，难以辨认，放大的话，又会呈现斜着的锯齿状，这样便是为了防止这种现象出现，　　　

　　如能注意以上几点，你的提案书便堪称完美了。　　　

　　提案策划表　　　

　　题目　以中老年人为对象的游泳训练班项目　　　

　　以中老年人为对象的游泳训练班项目　　　

　　主题　　　　

　　我公司应推行面向中老年男性的游泳训练班项目。　　　

　　概论　　　

　　从年龄层角度分别观察，不仅是孩子或年轻人，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增长。（柱状图）　从男性女性角度分别观察，男性参与者有明显的增加。　　　

　　（柱状图）　中老年男性的参与者正在增加。其原因是这一人群害怕换上代谢综合症。　　　

　　（老头的图片）　　　

　　分论1　　　

　　参加者分为出入健身房型和泳池型2种。　　　

　　（圆形图）　人们出入健身房的情况（调查结果表）　人们出入游泳训练班的情况（调查结果表）　　　

　　分论2　　　

　　面向健身房的单价与客流量的预测　　　　　　　　　

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第36节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（5）　　　　　　　　　

　　（柱状图）　面向游泳训练班的单价设定和客流量的预测（柱状图）　在健身房办游泳训练班在单价和客流量上都有利　　　

　　分论3　　　　

　　应该尽快开发面向中老年男性的健身房内的游泳训练班项目，并开始营业。　　　

　　结论　　　

　　××××株式会社　　　

　　山田　太郎　　　

　　电话03…3555…××××　　　

　　e…mail　batu@××××××。co。jp　　　

　　联系　　　

　　方式　　　

　　演讲表单　　　

　　用一张A4纸写演讲稿，以避免冗长的演说　　　

　　无论是在新公司的落成仪式上、客户企业的周年纪念晚会上，还是在结婚典礼上，如果听到来客的冗长演讲，任何人都会厌烦。　　　

　　更何况是在啤酒、香槟、美食当前，人们正想去吃的时候，即使心里想着〃这位大叔，您打算说到什么时候啊，差不多就得了吧〃，而坐立不安，也不稀奇。　　　

　　虽说如此，但我不能责备那些人。因为你也许就是那个〃絮絮叨叨讲话的名人〃。实际上，在受托做演讲的时候，人们常常不知道应该说什么，怎么说，难道你不曾有过演讲脱离主题、预测失误的经历吗？　　　

　　能够兼任草稿的一张A4纸〃演讲表单〃，将给这样的你以强大的支持。利用这张表的方法非常简单。例如，如果你必须做一个以〃成长型公司的条件是？〃为主题的演讲，可以先这样得出相应的答案，也就是你想说的。　　　

　　〃成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。〃　　　

　　〃成长型公司把失败当做教训，当做明天的食量。〃　　　

　　接下来，我们来思考一下将主题串联到答案上的展开方法。这个时候，加上一些与答案有关的经验谈、格言、事例等是很重要的，如果能在明确说出大家都知道的事情（人）的5W1H的基础上，将其引为例证的话，就更好了。　　　

　　也就是说，如果你想说〃成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进〃这句话，可以思考一个像下面这段话一样的梗概。　　　

　　〃比尔盖茨于1992年发布的〃Windows　3。1〃非常受欢迎，但他没有满足于此，他以开发更高级的OS为目标，又于1995年发布了我们大家都很熟悉的〃Windows　95〃。但他仍然没有满足于收到的热烈反响，正因为他的不断改进，才创造〃XP〃、〃Vista〃这些优秀OS，才让微软成长为世界首屈一指的企业。〃　　　　　　　　　

。▲虹桥▲书吧▲　　

第37节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（6）　　　　　　　　　

　　〃从这一事例来考虑〃成长型公司的条件是什么〃的话，我认为不满足于现状，不断朝着更高的目标挑战是一个非常重要的条件。〃　　　

　　怎么样？这样就不会说出脱离主题、有失偏颇的话了不是吗？但是，如果就此结束，会显得虎头蛇尾，因此，最后必须要代入一下。也就是说，按如下方法总结一下。　　　

　　〃我也不会满足于现状，一个目标实现之后，我会设置新的目标，并朝着它迈进。即使失败，我也会坚守这一信条，还请多多给予理解。在此，我要对大家安静地听我演讲表示感谢。〃　　　

　　这样一来，演讲的内容就堪称完美了。如果要求更高的话，可以在演讲的时候不时地笑一笑，这样是最好的，但是想这么多会消耗神经，所以初学者只要掌握住刚才所说的要点就足以了。　　　

　　另外，以此表为基础写演讲稿的话，一分钟时间大约需要300字左右，三分钟时间大约需要900字左右，请以此为标准来写。只要抓住了要领，即使是不擅言谈的人，也能够应对所有演讲了。　　　

　　演讲表单　　　

　　题目　成长型公司的条件是什么？　　　

　　通报姓名　　　

　　　部门　　　　

　　营业2部　姓名　　　　

　　山田　太郎　　　

　　主题（问题）　成长型公司的条件是什么？　　　

　　你想说的（答案）　成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。　　　

　　展开　　　

　　加入与想说的话相对应的经验谈、格言或具体事例。　　　

　　要使用有一定权威，或是大家都知道的经验谈、格言。　　　

　　具体事例要加入如下元素。　比尔盖茨于1992年发布的Windows　3。1大受欢迎。　　　

　　1995年，他发布了Windows95，之后又连续发